MDP Data Protection vous guide dans la gestion sécurisée de vos annuaires tout en préservant leur utilité communautaire.
Les annuaires constituent un outil essentiel de la vie communautaire. Leur gestion sous le RGPD soulève des questions spécifiques, notamment pour la protection des données personnelles des laïcs. Notre expertise permet de maintenir ces outils précieux tout en assurant une protection optimale des informations diffusées.
Une évolution nécessaire des pratiques
L’annuaire traditionnel doit aujourd’hui évoluer pour répondre aux exigences du RGPD tout en conservant sa fonction sociale.
Les fondements juridiques de l’annuaire
La gestion d’un annuaire s’appuie sur des bases légales précises.
L’article 9 du RGPD, qui encadre les données relatives aux convictions religieuses, autorise leur traitement sous conditions.
La légitimité du traitement
L’annuaire doit servir uniquement les finalités légitimes de l’organisation.
Une paroisse a redéfini ses objectifs : faciliter la communication interne, organiser les activités paroissiales et maintenir le lien communautaire.
Le périmètre de diffusion
L’article 9 du RGPD précise que les données ne doivent pas être communiquées hors de l’organisation sans consentement.
Une congrégation parisienne a ainsi mis en place un système à deux niveaux :
- Un niveau interne pour les besoins pastoraux
- Un niveau public limité aux informations autorisées par les personnes concernées
La gestion des consentements
La publication de données nécessite une gestion rigoureuse des consentements.
Notre méthodologie repose sur plusieurs éléments concrets.
Le formulaire de collecte
Ce document clair précise :
- Les données susceptibles d’être diffusées
- Le périmètre de publication
- Les droits des personnes
- Le consentement individuel pour chaque information
- Les options d’exclusion
La différenciation des profils
Il est essentiel de distinguer les types de profils présents dans l’annuaire.
- Les membres du clergé
Leurs coordonnées professionnelles sont systématiquement publiées.
Les données personnelles (si différentes) restent protégées.
Les permanences peuvent être indiquées selon les règles définies.
- Les salariés laïcs
Pour les personnes salariées, il convient de :
– Informer sur les obligations liées à la fonction
– Prévoir des contacts professionnels sécurisés
Limiter la publication à la durée du contrat
- Les laïcs en mission ecclésiale
Le principe fondamental est la liberté de choix.
Une paroisse a adopté un système souple où chacun peut :
– Choisir les données publiées
– Définir leur niveau de diffusion
– Modifier ses préférences à tout moment
La sécurisation des données
La protection technique de l’annuaire est indispensable.
Pour les versions numériques
- Limiter les données accessibles en ligne
- Protéger les fichiers contre le scrapping
- Prévoir des sauvegardes et mises à jour régulières
Pour les versions imprimées
- Numéroter les exemplaires
- Ajouter la mention « diffusion restreinte »
- Détruire les anciennes éditions de manière sécurisée
- Contrôler les listes de diffusion
Mise à jour et maintenance
Une gouvernance claire
- Nommer un responsable dédié
- Documenter les procédures
- Former les personnes impliquées
- Contrôler les accès régulièrement
En résumé :
L’annuaire moderne reste un outil essentiel à la vie communautaire s’il est géré dans le respect du RGPD.
L’encadrement de la diffusion, la différenciation des profils et une gouvernance rigoureuse permettent de renforcer la cohésion sans compromettre la vie privée.
Pour aller plus loin
– Notre guide pratique sur la conformité au RGPD.
– PREVIEW : Diagnostic instantané de votre niveau de conformité.
– CAMPUS : Notre parcours de sensibilisation en vidéos pédagogiques de 3 à 7 minutes.
MDP Data Protection accompagne depuis 7 ans les organisations dans leur conformité RGPD. Notre connaissance approfondie du RGPD et des congrégations nous permet de vous proposer des solutions sur mesure.
